予約・受付・売上を別々に管理すると、同じ情報を何度も入力することになります。予約時に顧客、キャスト、コース、場所、料金を紐付け、完了したデータを売上・給与へ連携させると、受付から集計までの流れを一本化できます。
予約で持つべき項目
日時開始時刻、コース時間、終了予定
顧客顧客ID、電話番号、利用履歴
キャスト担当キャスト、指名区分、出勤状態
場所ホテル・自宅・エリア、交通費
料金コース、指名、オプション、割引、支払方法
予約を1件の「受付レコード」として持ち、各マスターから必要な情報を参照する形にすると、後から料金や集計を扱いやすくなります。
受付から完了までのステータス管理
予約は登録した瞬間で終わりではありません。「予約」「配車待ち」「移動中」「接客中」「完了」「キャンセル」など、現在の状態を明確にするとスタッフ間で状況を共有しやすくなります。ステータス変更時刻も残すと、運用改善の材料になります。
売上・給与への連携
完了した予約だけを売上へ計上し、コース・指名・オプションの内訳からキャスト給与を計算する構成にすると、日次集計の手作業を減らせます。売上画面では店舗売上だけでなく、件数・平均単価・支払方法・キャスト別内訳を確認できると実務で使いやすくなります。
給与計算は「計算根拠」を残す
給与は店舗ごとのルールが複雑になりやすいため、最終金額だけでなく「コースバック」「オプションバック」「雑費」「宿泊費」などの計算内訳を保存し、後から確認できるようにします。
料金マスターを分ける
予約ごとに料金を手入力するとミスが増えます。コース、交通費、オプション、指名料などをマスター管理し、予約画面では選択するだけにすると、金額の統一と変更がしやすくなります。
予約ミスを防ぐチェック
- 同じキャストの時間重複を警告する
- 出勤時間外の予約を警告する
- 未配車・未完了をダッシュボードで表示する
- NG顧客・NGキャストの組み合わせを警告する
- キャンセルを売上集計から除外する
こうしたチェックは人の注意力に頼るのではなく、登録時・変更時にシステムが検知する形が適しています。
